Bezpieczeństwo zasobu archiwalnego

---

Anita Chodkowska

---

„Ludzie są ważniejsi od tych papierów, które są stare i może mają dwa tysiące lat, ale i tak zgniją i na nic nikomu nie są potrzebne.”

Z taką opinią spotkał się Piotr Bańkowski, archiwista i przypadkowy opiekun zbiorów biblioteczno archiwalnych złożonych w warszawskim Forcie Sokolnickiego w czasie powstania warszawskiego. Zdanie to prowokuje do pytania: na ile ważna jest ochrona dziedzictwa narodowego, zabezpieczenie świadectw tożsamości narodowej, by przekazać je przyszłym pokoleniom?

Archiwum Polskiej Akademii Nauk zostało powołane na mocy uchwały Sekretariatu Naukowego PAN z dnia 1 grudnia 1953 roku. Jego głównymi, statutowymi zadaniami są: gromadzenie, ewidencjonowanie, opracowywanie, przechowywanie i udostępnianie materiałów archiwalnych. Na każdym z etapów tych prac spotykamy się z zagrożeniami, którym należy zapobiegać czy przeciwdziałać.

W codziennej, bieżącej pracy najważniejszymi przyczynami destrukcji archiwaliów są uszkodzenia związane z czynnikami fizykochemicznymi, biologicznymi i mechanicznymi. Dlatego dbamy o to, by w magazynach archiwalnych były właściwe oświetlenie, temperatura, wilgotność oraz by panowała równowaga biologiczna, a zbiory były zabezpieczone przed bakteriami, grzybami, owadami czy gryzoniami. Wszystkie przemieszczenia magazynowe i zmiany muszą być dobrze przemyślane, zwłaszcza w wypadu akt przechowywanych w tych samych warunkach przez 70 lat, jak to się dzieje w naszym przypadku.

Duże niebezpieczeństwo dla trwałości, integracji i spójności materiałów archiwalnych mogą stanowić czynniki mechaniczne, a także układ akt i udostępnianie. Tu staramy się zastosować możliwie pełną profilaktykę. Archiwalia są porządkowane i układane zgodnie z obowiązującymi procedurami, a same materiały – fizycznie zabezpieczane w bezkwasowe obwoluty, teczki i pudła archiwalne. Na każdym etapie ochrony materiały są opisywane i sygnowane znakiem własnościowym archiwum, co ma scalać zespół rozproszony w wyniku jakiegoś nieprzewidzianego wydarzenia. Jako najbezpieczniejszą formę udostępniania uznaje się obecnie stosowanie reprografii. Pozwala ona zarówno na ochronę oryginalnych materiałów archiwalnych, jak i umożliwia wielokrotne, bezinwazyjne udostępnianie oraz zabezpiecza przed kradzieżą.

We wszystkich przypadkach kierujemy się dwiema ponadczasowymi, najważniejszymi zasadami metodyki archiwalnej: zasadą pertynencji, która głosi, że akta powstałe na danym terytorium lub poza nim, lecz w trybie sprawowania nad nim władzy przynależą do tegoż terytorium, oraz zasadą proweniencji, uznającą, że jakakolwiek ingerencja, czyli np. zmiana wewnętrznego porządku lub przemieszczenie międzyzespołowe organicznej całości jest niewłaściwa. Zasady te są niezwykle pomocne w dbałości o bezpieczeństwo zasobu archiwalnego.

Najpoważniejszym, najbardziej destrukcyjnym wydarzeniem, które może spotkać zasób archiwalny, są katastrofy naturalne takie jak pożary czy powodzie, oraz zniszczenia wojenne. Ogrom problemów, które za sobą niosą, to temat na odrębny artykuł.

Zdjęcie pomnika Mikołaja Kopernika przed konserwacją i po jej zakończeniu. Materiały Zbigniewa Wasiutyńskiego, Polska Akademia NaukArchiwum, sygn. III-449 (źródło: Jan Malarski)

---

Wersja drukowana tego artykułu ukazała się w numerze 1/2023 (73) popularnonaukowego kwartalnika „Academia: Magazyn Polskiej Akademii Nauk” [ściągnij pdf].

---